【フリーランスのタスク管理術】Todoistと3つの鉄則で目標達成する方法

2025 7/13

2025-07-13 2025-07-13

「フリーランスにおすすめのタスク管理ツール10選！」
「これを入れれば仕事が捗る神アプリ！」

そんな記事を読んで、色々なツールを試してみたはいいものの、結局どれが自分に合っているのか分からず、そっとタブを閉じた経験、ありませんか？

こんにちは、torifを運営しているいっぺいです。何を隠そう、それは過去の僕自身の姿です。

この記事は、巷に溢れる「ツールのカタログ記事」ではありません。

数々の失敗と回り道の末に僕がたどり着いた、「フリーランスとして生き抜くための、超具体的なタスク管理術」そのものです。

もしあなたが、タスク管理に悩み、少しでも「今の働き方、このままでいいのかな…」と感じているなら、きっとこの記事は、そんなあなたへの僕からの「答え」になるはずです。

【前提】SEOコンサルである僕のリアルなタスク管理事情

本題に入る前に、少しだけ僕自身の話をさせてください。

僕は現在、SEOコンサルタントとして複数のクライアントを抱えながら、フリーランスとして活動しています。（僕のことは下記の記事に詳しく書いてあるので、気になった人はぜひ見てください。）

【アンチテーゼ】NotionやTrelloで僕が挫折した理由

「Todoist一択！」と語る前に、僕が他のツールで挫折した話を正直に伝えます。

もちろん、NotionやTrelloが悪いツールだと言うつもりは全くありません。ただ、僕には合わなかった。その理由を共有することが、あなたのツール選びのヒントになるかもしれないからです。

Notionが合わなかった理由
多機能すぎて、僕にはToo matchでした。タスク管理という目的のためには、あまりにも機能が多く、どこに何を書けばいいのか迷ってしまったんです。普段、思考整理にはEvernoteを使っているのですが、それと比べてエディターの使い心地がしっくりこなかったのも、使わなくなった理由の一つです。

Trelloが合わなかった理由
カンバン方式でタスクを視覚的に管理できるのは魅力的でした。しかし、僕にとっては「今日やるべきタスク」や「今週中にやるべきタスク」が直感的にわかりにくく、いつの間にかボードを開くことすらなくなってしまいました。（これは僕の使い方が悪かっただけかもしれませんが…）

要するに、「高機能・多機能」が、必ずしも自分にとっての「正義」ではなかったのです。

【結論】僕がTodoistを使い続ける理由は「シンプルさ」と「消すときの快感」

あらゆるツールを試した僕が、最終的にTodoistに落ち着いた理由。それは、突き詰めると2つしかありません。

1. 圧倒的にシンプルで、動作が軽いこと
2. タスクを完了した時にチェックを付け、シュピッと消えるあの音が気持ちいいこと

笑われるかもしれませんが、特に2つ目の「快感」は、僕にとって非常に重要です。

地味で面倒なタスクも、あの完了音を聞きたいがために「よし、終わらせるか！」と重い腰を上げることができる。そんな一見くだらないような理由が、僕のタスク管理を支えています。

結局のところ、ツールなんてものは、自分が毎日無理なく使い続けられるものでなければ意味がないのです。

鉄則①：抜け漏れは「信頼」を壊す。タスクは発生後1秒でTodoistへ

フリーランスにとって、クライアントからの信頼は何よりも大切な資産です。そして、その信頼をいとも簡単に壊してしまうのが、タスクの「抜け漏れ」です。

クライアントに平謝りした経験こそありませんが、今でもヒヤッとすることはあります。特に、MTGで口頭で言われた「いっぺいさん、これお願いできますか？」というタスク。

これを忘れていて、後日「あの件どうですか？」とクライアントから連絡が来た時の、血の気が引く感覚…。フリーランスなら、誰しも一度は経験があるのではないでしょうか。

そんな最悪の事態を防ぐため、僕は「即時アウトプット」を徹底しています。

※ちなみに
実際に、企業の担当者1,000人を対象にした「Relance」の調査では、フリーランスを活用して困った点として「稼働が不安定でチームの進捗に影響が出た」という、まさにコミュニケーションやタスク管理に起因する課題が挙げられています。クライアントは、あなたのスキルだけでなく、「この人に任せて大丈夫か」という信頼性を何よりも見ているのです。

僕のルール：5分で終わるタスクはその場で処理する

これはタスク管理の基本ですが、非常に重要です。「後でやろう」と思ったタスクは、大抵忘れます。メールやチャットの返信や簡単な修正など、5分以内で片付くものは、その場で即座に終わらせてしまいます。

僕のルール：MTGで出た口頭タスクは、議事録を待たずにその場で登録する

5分以上かかりそうなタスクや、その場で対応できない依頼は、思考を挟まず、機械的にTodoistの「受信トレイ」に放り込みます。

MTG中であれば、クライアントの目の前でPCやスマホからTodoistを開き、タスクを登録する。後で議事録を確認すればいいや、ではダメ。その場で、1秒でも早く頭の中からタスクを追い出すことが重要です。

鉄則②：巨大タスクは「時間泥棒」。実行可能なサイズまで分解し工数を計測する

「ブログの記事を1本執筆する」

このタスクを見て、「よし、やるぞ！」とすぐに行動に移せる人は、なかなかいません。

タスクが巨大すぎると、どこから手をつけていいか分からず、無意識に後回しにしてしまう。結果的に、締め切り間近になって焦る…これが、僕たちが時間を無駄にする典型的なパターン、「時間泥棒」の正体です。

僕は、この時間泥棒を捕まえるために「タスクの分解」を徹底しています。

僕のルール：「ブログ執筆」なら5つの工程に分解する

例えば、「ブログ執筆」というタスクであれば、僕は最低でも以下の5つに分解します。

企画（キーワード選定、競合分析、検索意図の調査と明文化）
構成案の作成
ライティング
画像作成・選定
WordPress入稿・装飾

こうすることで、「今日は構成案だけ作ろう」「午前中にライティングを終わらせよう」と、具体的な行動計画に落とし込むことができます。

僕のルール：分解したタスクの工数を計測し、ボトルネックを特定する

タスク分解は、自分の生産性を上げるための「分析ツール」でもあります。

僕はtorifの記事制作時間を少しでも短縮したいと考えているので、分解した各タスクの工数を計測しています。そうすると、「自分は画像作成に一番時間がかかっているな」といった「ボトルネック」が見えてくる。

ボトルネックが分かれば、「画像作成のテンプレートを作ろう」「有料ストックフォトを契約しよう」といった、具体的な改善策を考えることができますよね。

鉄則③：目標なきタスク管理は「自己満」で終わる。毎日のレビューで軌道修正する

タスクリストを完璧にこなして、「今日も一日頑張った！」と満足感に浸る。それ自体は素晴らしいことです。

しかし、もしそのタスクが、本来達成すべき「目標」につながっていなかったとしたら…それはただの「自己満足」で終わってしまいます。

僕も昔は、レビューをサボって月末に「今月、いったい何やってたんだっけ…」と愕然とした経験があります。だからこそ、目標という名のコンパスを常に確認する「レビュー」の習慣を欠かしません。

また、「目標」自体が、自分の価値観や情熱に沿ったものでなければ、いずれタスクをこなすモチベーションも失われてしまいますよね。「自己理解」の具体的な方法については、下記の記事で5つのステップで解説しています。

僕のルール：毎晩、Todoistを見ながら「翌日の計画」を立てる

一日の終わりに、Todoistを開いてその日に完了したタスクを眺め、残ったタスクと明日やるべきことを整理します。

そして、「明日はこのタスクから始めよう」と、翌日のスタートダッシュの準備を整えてから眠りにつきます。

僕のルール：週に一度、必ず「週次目標」とタスクリストを照らし合わせる

週末など、少し時間に余裕があるときに、その週の目標（例：ブログ記事2本公開、クライアントAの改善提案完了）と、Todoistのタスクリスト全体を照らし合わせます。

「目標達成のために、今のタスクの優先順位は正しいか？」
「来週やるべきことは何か？」

この週次レビューを行うことで、日々の業務に忙殺されることなく、常に目標達成への最短ルートを歩むことができます。

【僕のTodoist全公開】真似するだけでOKな具体的な使い方

お待たせしました。最後に、僕が実際に使っているTodoistの具体的な設定と考え方を、全て公開します。

ルール①：無料版でOK。プロジェクト名は【】で管理する

僕はTodoistを無料版で使っています。プロジェクトの作成数に上限があるため、クライアントごとにプロジェクトを作ることはしていません。

その代わり、タスク名の冒頭に【プロジェクト名】を入れる、というシンプルなルールで運用しています。

【torif】記事制作（フリーランススキル）
【A社】定例会資料の作成
【B社】数値が減少した要因の分析と改善提案
【プライベート】歯医者の予約

これだけで、どのタスクがどのプロジェクトに属しているか、一目瞭然です。

ルール②：命運を分ける「4色の優先度フラグ」活用術

Todoistには、タスクの優先度を示すフラグ機能があります。僕はこのフラグを、以下のように自分だけのルールで色分けしています。これが、僕のタスク管理の心臓部です。

赤（優先度1）	その日に絶対にやり切るタスク。最重要。
黄（優先度2）	その日に余裕があればやりたいタスク。
青（優先度3）	その日じゃなくてもいいけど、隙間時間にやれたらいいな、というタスク。
グレー（優先度なし）	家事や買い物など、仕事ではないけど忘れたくないタスク。

毎朝、このフラグの色を見て「今日は赤と黄色のタスクを終わらせることだけ考えよう」と、一日のゴールを明確にしています。